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lunes, enero 30, 2023

Cómo hacer llegar la información al departamento adecuado

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¿Fluye adecuadamente la información de un departamento a otro de tu empresa? ¿Cómo hacer llegar la información al departamento adecuado y mejorar estos procesos?

A medida que crece la complejidad de una organización, uno de los problemas que se plantea es cómo hacer llegar la información al Departamento que la requiere. Es decir, hay datos y documentos que el Departamento de Marketing debería conocer, pero que a lo mejor no son de utilidad para el Departamento de Contabilidad o el de Recursos Humanos.

Por esta razón, trabajar con documentos se ha vuelto un verdadero quebradero de cabeza para las empresas a la hora de trabajar por Internet. Y es que sólo mediante la creación de flujos de trabajo podemos hacer llegar los documentos necesarios a cada responsable y departamento, sin que ningún documento confidencial sea accesible para nadie de la empresa al que no le competa gestionar esa información.

 

¿Cómo establecer flujos de trabajo entre departamentos?

Los flujos de trabajo ayudan no sólo a una mayor productividad y eficacia en la gestión de tareas dentro de los departamentos. También son de gran importancia a la hora de reducir costes y automatizar procesos que hasta ahora se estaban realizando de manera manual. Además, incrementa de manera formidable la seguridad de la empresa, al cerrar el acceso a documentos de trabajo solamente a las personas responsables.

En ese sentido, es de gran importancia y utilidad disponer de un software de gestión documental inteligente que nos permita realizar todas estas tareas, trazar flujos de trabajo, identificar documentos y conectarse con programas ERP para distribuir la información necesaria al Departamento que le corresponde.

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El programa de gestión documental ayuda también a las empresas a encontrar los documentos con mayor facilidad, así como a evitar que los usuarios los puedan encontrar más fácilmente. Muchas veces, cuando no existen los sistemas tecnológicos adecuados para cruzar datos entre programas, esta información se obtiene de manera manual, lo cual lleva muchísimo tiempo.

De esta forma, reducimos costes en envío de fax, fotocopias, servicios de mensajería, aligerando también la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico y facilitando la gestión de documentos en el interior de la empresa, así como el flujo de información.

También se reduce el espacio en nuestras oficinas dedicado al almacenamiento de documentos, apostando así por la digitalización y modernización de la compañía. La facilidad con la que podemos gestionar nuestros documentos a través de un programa de gestión documental permite también optimizar nuestros procesos internos, incrementando la productividad media por trabajador y reduciendo costes y gastos de personal dedicados a la gestión de documentos.

¿Cómo está gestionando tu empresa los flujos de trabajo? ¿Estás utilizando la mejor fórmula para la gestión de documentos?

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